Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 Negocios Innovación y Emprendimiento Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora Natalia Altagracia Hernández de los Santos Instituto Nacional de Formación y Capacitación del Docente, República Dominicana email: Nataliaher- nandez@inafocam.edu.do Autor para correspondencia: Natalia Alt. Hernández De los Santos, email: Nataliahernandez@inafocam. edu.do Recibido: 20/3/2025; Aprobado: 25/4/202 Resumen La siguiente propuesta tiene como obje- tivo la implementación de un sistema de control empresarial que permita digita- lizar procesos clave, como la gestión de inventarios, logística y facturación. Para ello, se recomienda la instalación de un software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), que garantice una mejora en la trazabilidad, eficiencia ope- Abstract The following proposal aims to imple- ment a business control system that allows digitizing key processes, such as inventory management, logistics and in- voicing. To this end, it is recommended to install Enterprise Resource Planning (ERP) software, which guarantees an improvement in traceability, operational efficiency and decision-making, reducing 25-43 Control system as an innovative tool to make the operations of a distributor company efficient Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora © 2025 por Natalia Alt. Hernández De los Santos tiene licencia CC BY-NC-SA 4.0. Para ver una copia de esta licencia, visite https://creativecommons. org/licenses/by-nc-sa/4.0/ 26 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora rativa y toma de decisiones, reduciendo los errores asociados al manejo manual. Además, se identifican factores clave como la capacitación del personal y la disposición hacia el cambio tecnológico para garantizar una implementación exi- tosa. La metodología tiene un enfoque deductivo que consistirá en la recopila- ción y selección de información relevante a través de la lectura y análisis de docu- mentos teóricos y empíricos relacionados con los sistemas de control empresarial, eficiencia operativa y optimización de procesos. La investigación incluyó entre- vistas dirigidas al gerente general de la empresa y encuestas estructuradas apli- cadas a los empleados como principales técnicas de recolección de datos. Los instrumentos diseñados consistieron en una serie de preguntas orientadas a iden- tificar las necesidades de la organización, evaluar las percepciones de los emplea- dos respecto al desempeño operativo sin la implementación de un sistema de control y explorar sus expectativas ante la posible adopción de dicho sistema. Los KPI propuestos abarcan tiempo de res- puesta a pedidos, satisfacción del cliente, rentabilidad operativa, tasa de errores en inventarios y productividad del personal. La implementación del ERP se plantea como una solución innovadora para mo- dernizar y fortalecer las operaciones de la empresa, mejorando su competitividad en el mercado. Palabras clave: Digitalización, Gestión de inventarios, Eficiencia operativa, In- dicadores clave de rendimiento, Planifi- cación de recursos empresariales (ERP). errors associated with manual handling. In addition, key factors such as staff training and readiness towards techno- logical change are identified to ensure successful implementation. The metho- dology has a deductive approach that will consist of the collection and selec- tion of relevant information through the reading and analysis of theoretical and empirical documents related to business control systems, operational efficiency and process optimization. The research included interviews with the company’s general manager and structured surveys applied to employees as the main data collection techniques. The instruments designed consisted of a series of ques- tions aimed at identifying the needs of the organization, evaluating the percep- tions of employees regarding operational performance without the implementa- tion of a control system and exploring their expectations for the possible adop- tion of such a system. The proposed KPIs include order response time, customer satisfaction, operational profitability, in- ventory error rate, and staff productivity. The implementation of ERP is proposed as an innovative solution to modernize and strengthen the company’s opera- tions, improving its competitiveness in the market. Keywords: Digitization, Inventory ma- nagement, Operational efficiency, Key performance indicators, Enterprise re- source planning (ERP). 27Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 INTRODUCCIÓN En un entorno empresarial cada vez más competitivo, un sistema de control se define como un conjunto de proce- dimientos, herramientas y procesos que permiten monitorear, evaluar y ajustar el desempeño de una organización, ga- rantizando el cumplimiento eficiente de sus objetivos. La implementación de un sistema de control es fundamental para mejorar la eficiencia operativa, la satis- facción del cliente y la competitividad a largo plazo. Según Robbins y Coulter (2005), el con- trol se describe como “el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa” (p. 349). Un sistema de control eficaz permite que las actividades se completen de manera que contribuyan directamente al logro de los objetivos or- ganizacionales. La empresa dedicada a la importación, venta y distribución de Productos Sani- tarios y Cosméticos, con una cartera de numerosos clientes, tanto a nivel privado como gubernamental, que debe cumplir con las exigencias de estandarización de procesos, documentación y sobre todo garantizar la calidad de los productos a sus clientes, está en un nivel crítico en cuanto a sistemas de control se refiere, ya que no cuenta con ninguna herramienta establecida para asegurar que las activi- dades y recursos de la misma se alineen con los objetivos estratégicos y operati- vos, y que garantice la toma de mejores decisiones en la empresa. La implementación de un sistema de control es esencialmente importante para garantizar la eficiencia operativa de la empresa, reducir errores y mejorar la precisión en las tareas críticas. El uso de una herramienta de un sistema de con- trol va a permitir el monitoreo en tiempo real, lo que facilita una respuesta ágil y la toma de decisiones informadas. Este sistema también prepara a la empresa para escalar y adaptarse al crecimiento, fomentando la innovación y fortalecien- do su competitividad en el mercado. La investigación busca no solo solucio- nar los problemas operativos actuales de la empresa, sino también establecer una base tecnológica y metodológica que le permita crecer, mejorar su eficiencia y aumentar su satisfacción al cliente, al mismo tiempo que minimiza costos y errores, lo que significa que impactaría positivamente a nivel financiero. El objetivo de esta investigación es pro- puesta de implementación de un sistema de control empresarial que permita digi- talizar procesos clave, como la gestión de inventarios, logística y facturación REVISIÓN DE LA LITERATURA La implementación de un sistema de con- trol es crucial para asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos organizativos, 28 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora la satisfacción del cliente y la competiti- vidad a largo plazo de una empresa. Esta iniciativa involucra la introducción de nuevas ideas, enfoques y tecnologías que potencien la capacidad de adaptación, la eficiencia y la eficacia organizacional. Según Chiavenato (2007), la eficiencia consiste en “ejecutar bien y correctamen- te las tareas. El trabajo eficiente es un trabajo bien ejecutado” (p.20). Para Robbins y Coulter (2014), el control “es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se rea- licen según lo planeado y corregir cual- quier desviación significativa” (p. 266). Según Robbins y Coulter (2014), los dis- tintos tipos o clases de control que pue- den existir en una organización son: Figura 1: Distintos tipos o clases de control que pueden existir en una organización. Fuente: Robbins y Coulter (2014), p. 275 Bernal y Sierra (2008) definen el sistema de control administrativo como un siste- ma de retroalimentación cuyo propósito es identificar oportunidades de mejora para optimizar recursos y lograr resulta- dos competitivos (p. 211). Herramientas modernas de un sistema de control Las herramientas modernas de un siste- ma de control incluyen tecnologías avan- zadas que permiten monitorear, evaluar y ajustar las operaciones y procesos para una organización. Las herramientas de control permiten identificar desviacio- 29Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 nes, tomar medidas correctivas y mejorar de manera continua el desempeño de la empresa. Dentro de las herramientas modernas de sistema de control se encuentran: Enterprise Resource Planning, ERP Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta de gestión empresarial que integra y organiza da- tos y procesos de todas las áreas de una organización. Puede ser implementado localmente o en la nube, siendo esta úl- tima opción preferida por su accesibili- dad y eficiencia. Según Díaz & Navarro (2014), desde la perspectiva técnico-in- formática, “un sistema de gestión empre- sarial (ERP) es un software preprogra- mado que permite gestionar de manera conjunta los diversos procesos empresa- riales” (p.12). Sistema de gestión de transporte (TMS) Soler (2024), explica que un TMS “posee un carácter troncal y es el software logís- tico por excelencia, proporcionando una plataforma digital para optimizar la ges- tión de la cadena de transporte y aumen- tar la productividad en las operaciones” (p.39). Aunque puede emplearse de ma- nera independiente, tiene la capacidad de integrarse con otros sistemas, convir- tiéndose en una herramienta que articula todas las soluciones digitales avanzadas para la gestión del transporte. Sistemas de Monitoreo en Tiempo Real (IoT y GPS) El uso de esta tecnología representa un gran beneficio para las empresas, ya que les ayuda a gestionar de manera más efi- ciente sus flotas y a administrar adecuada- mente sus recursos. Según Llaneza Gon- zález (2018), “la propia naturaleza de las cosas conectadas, conocida genéricamen- te como la Internet de las Cosas (IoT), ha revolucionado la manera en que interac- tuamos con el entorno digital” (p. 21). Automatización de Procesos Robóticos (RPA) Bermúdez (2021), asegura que cuando se habla de Robotic Process Automation (RPA) “se hace referencia a un tipo de software que tiene como objetivo auto- matizar un proceso, optimizar el tiempo de ejecución, minimizar los errores, todo esto en un conjunto de costo -beneficio que es rentable para el usuario. El RPA es la imitación tecnológica de un trabajador humano con el objetivo de automatizar tareas estructuradas de manera rápida y rentable” (p.116). Sistemas de Gestión de Inventarios (WMS) Según Andra de Bowen & Robles Villal- va (2022), la gestión de inventarios “es una operación transversal a la cadena de suministro y permite optimizar fácilmen- te todos los componentes de un almacén la cual sirve para optimizarlos costos y reducir errores” (p.24). Un WMS apor- ta con mejora de servicio a los clientes, 30 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora mayor exactitud en el inventario, opti- mización de espacio en el almacén y, por otro lado, mejora la productividad de los trabajadores. Aplicaciones de Monitoreo de Rendimiento (KPI) Según Gómez-Zorrilla y Sánchez (2022), “son siempre métricas, medibles y cuantificables, que determinan numé- ricamente una variable, como ingresos, gastos, número de visitas, etc.” (p.61). El establecimiento de los KPI en una em- presa suele derivar generalmente en un cuadro de mando (balanced scorecard), herramienta que recoge los principales indicadores de marketing o de la compa- ñía en el ámbito gerencial/de presidencia y posteriormente con relación al área de impacto: SEO, PPC, email marketing, social media, etc. Por tanto, es respon- sabilidad del profesional escoger de ma- nera correcta las métricas que analizará y definir los KPI que le ayudarán a alcan- zar los objetivos marcados. MÉTODOS Diseño: Esta investigación adopta un diseño descriptivo con enfoque mixto, combinando métodos cuantitativos y cualitativos, para proponer la implemen- tación del ERP “Mónica 11” en una em- presa distribuidora, evaluando su posible impacto en el desempeño operativo. Métodos y técnicas: Se planea aplicar encuestas estructura- das al personal y entrevistas a la geren- cia para identificar posibles problemas operativos y medir la disposición hacia el cambio tecnológico. Se definirán indi- cadores clave de desempeño (KPI) para evaluar el impacto proyectado en tiem- pos de respuesta, satisfacción del cliente y productividad. Software para el análisis de datos: Se propondrá el uso del ERP “Mónica 11” para la optimización de procesos. Con la implementación de este sistema o software la empresa podrá aplicar los resultados para un análisis de datos de los posibles cambios y fortalecer aquellas debilidades que tenía ante otra empresa que implementaba ERP. Población y muestra La investigación se desarrolló en una empresa distribuidora ubicada en San Francisco de Macorís, República Domi- nicana durante un periodo de septiembre 2023 hasta abril 2024. La población objetivo estuvo constituida por 11 empleados de la empresa distri- buidora, los cuales fueron seleccionados en su totalidad como muestra. 31Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 RESULTADOS Los instrumentos de recolección de da- tos fueron utilizados para respaldar el proceso de investigación y facilitar la recopilación de información relevante de la empresa. Con el fin de diseñar una propuesta con diferentes herramientas tecnológicas de control que permitan re- gistrar, monitorear y gestionar en tiempo real las actividades críticas como la en- trada, almacenamiento y salida de pro- ductos. A continuación, se presentan los resultados obtenidos con la aplicación de los instrumentos de la investigación a los empleados: Tabla 1. Facilidad de acceder a la información o documentación necesaria para realizar sus actividades. Encuesta realizada a colaboradores de Carglosup, SRL. Encuesta realizada a colaboradores de Carglosup, SRL. El gráfico evidencia que para el 27.3% de los 11 colaboradores que completaron la encuesta, considera que es difícil acceder a la información o documentación nece- saria para realizar sus actividades.̀ Tabla 2: Métodos que utilizan actualmente para registrar o monitorear las actividades que realiza. 32 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora El gráfico revela las respuestas de 11 co- laboradores sobre el método que utilizan actualmente para registrar o monitorear las actividades que realizan. En el mis- mo se evidencia, que un 54.5% de estos utilizan documentación manual como método para registrar o monitorear sus actividades. Tabla 3: Percepción sobre el uso de las herramientas actuales para gestionar eficiente- mente su trabajo. Tabla 4: Detección de errores y frecuencia de estos, debido a una falta de control o monitoreo adecuado. Encuesta realizada a colaboradores de Carglosup, SRL. Encuesta realizada a colaboradores de Carglosup, SRL. El gráfico muestra que 72.7% de los co- laboradores considera que las herramien- tas actuales no son suficientes para reali- zar eficientemente su trabajo. 33Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 Tabla 5: Aspectos más relevantes para medir la eficiencia de su área. Tabla 6: Percepción de la mejoría de su productividad con un sistema de control con indicadores Encuesta realizada a colaboradores de Carglosup, SRL. Encuesta realizada a colaboradores de Carglosup, SRL. En el gráfico se indica que el 72.7% de los colaboradores consideran que muy frecuente o frecuentemente surgen erro- res debido a una falta de control o moni- toreo adecuado. Según el gráfico, el 54.5% de los cola- boradores encuestados considera que el cumplimiento de objetivos es uno de los aspectos más relevante para medir la efi- ciencia de su área. El gráfico indica que el 90.9% de los co- laboradores considera que un sistema de control con indicadores podría mejorar su productividad. 34 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora Propuesta de implementación de un sis- tema de control empresarial que permita digitalizar procesos clave, como la ges- tión de inventarios, logística y factura- ción El sistema de control empresarial que se propone tiene como finalidad la imple- mentación del sistema de gestión empre- sarial (ERP) Mónica 11 en la empresa, para lograr una optimización integral de las operaciones. Este sistema, am- pliamente reconocido por su capacidad de automatizar y centralizar procesos administrativos, contables y operativos, permitirá a la empresa mejorar su efi- ciencia, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo en un entorno competitivo y exigente. La adopción de Mónica 11 brindará a la empresa una herramienta tecnológica que potencia la toma de decisiones basadas en datos, asegurando una mejora continua y faci- litando la adaptación a las demandas del mercado. La propuesta incluye un en- foque estratégico y técnico que asegura una transición fluida, minimizando inte- rrupciones operativas y maximizando el retorno de la inversión. Para asegurar el éxito del proyecto, la propuesta está estructurada en varios componentes fundamentales: un análi- sis FODA que identifica las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas relacionadas con la implementación. Este análisis se complementa con un análisis CAME, donde se plantean es- trategias para corregir, afrontar, mante- ner y explotar aspectos clave. Asimismo, la propuesta detalla las características y módulos de Mónica 11, destacando su capacidad para adaptarse a las necesida- des específicas de la empresa, seguido de la definición del objetivo general y los objetivos específicos del proyecto. Se desglosan los recursos necesarios, in- fraestructura tecnológica y capacitación del personal, así como una metodología de implementación que describe las fases del proyecto, desde el diagnóstico inicial hasta el despliegue total. Por último, se establecen indicadores clave de desempe- ño para medir el éxito de la implementa- ción y se plantea un proceso de discusión y validación con el equipo directivo, ga- rantizando la alineación con los objetivos estratégicos de la empresa y ajustando el sistema según los resultados obtenidos en las pruebas piloto. Esta propuesta re- presenta una oportunidad integral para transformar las operaciones y posicio- narla como una empresa más eficiente y competitiva en su sector. Análisis FODA de la empresa Fortalezas: • Reconocimiento en el sector y amplia experiencia. • Equipo comprometido con la mejora continua y el cumplimiento normativo. • Flexibilidad para adaptarse a los cam- bios del mercado. 35Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 Oportunidades: • Implementar un sistema de gestión de control (ERP o software especializado) que permita optimizar la gestión de inventarios, mejorar la logística y ase- gurar la trazabilidad de los productos. • Uso de tecnología para monitoreo en tiempo real y automatización de pro- cesos críticos. • La creciente demanda de productos sa- nitarios y cosméticos en mercados pri- vados y gubernamentales brinda opor- tunidades de expansión, siempre que la empresa mejore su capacidad operativa y de servicio. • Mejorar la experiencia del cliente me- diante procesos eficientes que reduzcan errores, cumplan tiempos de entrega y garanticen productos de calidad. • Al optimizar recursos mediante la sis- tematización de procesos, se puede me- jorar la eficiencia operativa y generar ahorros significativos. Debilidades: • No cuenta con herramientas que ase- guren la alineación de las actividades y recursos con los objetivos estratégicos y operativos. • Carece de procesos sistematizados para mo- nitorear y tomar decisiones informadas. • Desconocimiento en tiempo real de las existencias en los almacenes. • Falta de registros digitales. • Dependencia de inventarios manuales periódicos, lo cual es ineficiente y pro- penso a errores. • Incapacidad para responder de manera oportuna a pedidos, debido a la falta de información sobre existencias. • Posibilidad de causar descontento en los clientes, afectando la relación co- mercial y, por ende, la reputación de la empresa. • No hay control sobre el orden de entra- da y salida de productos, lo que oca- siona: • Riesgo de vencimiento de productos. • Pérdidas económicas debido a produc- tos caducados o mal gestionados. • Altos niveles de errores en tareas críti- cas debido a la falta de sistematización. • Toma de decisiones basada en informa- ción incompleta o desactualizada. • La estructura actual no está preparada para soportar un crecimiento sostenido ni para adaptarse a las demandas del mercado. 36 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora Amenazas: • Empresas competidoras con sistemas de gestión y control más modernos pueden captar clientes gracias a su ma- yor eficiencia, rapidez y capacidad de respuesta. • La industria de productos sanitarios y cosméticos está sujeta a regulaciones rigurosas. La falta de herramientas de control podría ocasionar incumplimien- tos, sanciones o pérdida de licencias. • Los clientes insatisfechos por retrasos, productos no disponibles o desorgani- zación pueden optar por proveedores más eficientes. • Riesgo de obsolescencia en el mercado. • Posibles fluctuaciones en las regulacio- nes, tarifas de importación o políticas relacionadas con los productos sani- tarios y cosméticos podrían afectar la operatividad y los costos de la empresa. • Una gestión inadecuada del inventario y la logística puede verse agravada si los proveedores no cumplen con tiempos o estándares de calidad. Análisis CAME Corregir las debilidades: • Implementar un sistema ERP o software especializado que permita digitalizar y automatizar los procesos clave, como in- ventarios, logística y toma de decisiones. • Digitalizar y sistematizar el control de existencias con un sistema en tiempo real que proporcione datos actualiza- dos sobre el stock en ambos almacenes. • Diseñar procedimientos estandariza- dos para la entrada y salida de produc- tos, aplicando métodos como FIFO (primero en entrar, primero en salir) para evitar caducidad. • Capacitar al personal en el uso de las nuevas herramientas tecnológicas y en la adopción de buenas prácticas opera- tivas. • Crear un método de alertas automáti- cas para detectar productos en bajo in- ventario y gestionar pedidos de forma anticipada. Afrontar las amenazas: • Implementar tecnología de última ge- neración y utilizar la experiencia y re- conocimiento en el sector como venta- ja competitiva para diferenciarse. • Asegurar el cumplimiento normativo mediante la estandarización de proce- sos y la trazabilidad digital de los pro- ductos. • Mejorar la experiencia del cliente con tiempos de respuesta más rápidos, pro- ductos disponibles y un servicio más confiable. • Establecer un programa continuo de innovación y actualización tecnológica 37Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 para mantenerse al día con las tenden- cias del sector. • Fortalecer las relaciones con proveedo- res clave y establecer contratos con tér- minos claros para garantizar entregas oportunas y de calidad. Mantener las fortalezas: • Enfoque en la calidad y cumplimiento de normativas para mantener la con- fianza de los clientes y reguladores. • Involucrar al equipo en la planificación e implementación del sistema de ges- tión, reforzando su compromiso con capacitaciones constantes. • Aprovechar el reconocimiento y la fle- xibilidad del equipo para asegurar el éxito de los cambios organizacionales. Explotar las oportunidades: • Priorizar la inversión en una herramien- ta que permita optimizar la gestión de inventarios, trazabilidad y procesos logísticos, alineándose con las mejores prácticas del sector. • Expandir la capacidad operativa y lo- gística para captar más clientes, tanto privados como gubernamentales, me- diante un servicio más eficiente. • Garantizar disponibilidad de produc- tos, tiempos de entrega confiables y un servicio personalizado utilizando tec- nologías que respalden la calidad. • Reducir costos operativos al automati- zar procesos, minimizar errores y opti- mizar la logística de almacén. • Implementar sistemas que ofrezcan in- formación en tiempo real sobre inven- tarios, logística y desempeño operativo para tomar decisiones más rápidas y efectivas. Descripción del Proyecto Mónica 11 es un sistema ERP (Enterpri- se Resource Planning) diseñado específi- camente para gestionar de manera inte- gral procesos administrativos, contables y operativos. Su capacidad de centralizar datos en tiempo real, generar reportes precisos y automatizar tareas rutinarias lo convierte en una solución ideal para optimizar las operaciones de la empresa. Características principales de Mónica 11: • Gestión integral de inventarios y proce- sos logísticos. • Módulos contables que incluyen mane- jo de cuentas por pagar, por cobrar y facturación electrónica. • Automatización de reportes de gestión. • Control de órdenes de compra y ventas. • Generación de indicadores clave de desempeño (KPI) personalizables. • Alta seguridad de datos mediante en- criptación y control de acceso. 38 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora Principales módulos de Mónica 11: 1. Facturación Este módulo permite crear, modificar y eliminar facturas con opciones como asignación de NCF, personalización de números de factura y clasificación según diferentes criterios (fechas, clientes, ven- dedor). Integra devoluciones y actualiza automáticamente el inventario tras emi- tir facturas. Admite facturación en lotes y soporte para facturas electrónicas y so- luciones fiscales. 2. Inventario Gestiona productos en el almacén, in- cluyendo precios, costos y cotizaciones. Ofrece capacidad para manejar hasta 10 millones de ítems, actualizar el kárdex, y administrar imágenes de productos. Per- mite convertir cotizaciones en órdenes de compra y se integra con el módulo de Cuentas por Pagar. 3. Cuentas por Cobrar Ideal para controlar las ventas a crédito, permite gestionar facturas vencidas, pa- gos parciales y anticipados, así como ob- tener estados de cuenta y reportes deta- llados de clientes con facturas pendientes o canceladas. 4. Cuentas por Pagar Facilita el control de pagos a proveedores, incluyendo calendarios de vencimientos, estados de pagos, y vínculos con reportes fiscales (formulario 606). Ayuda a orga- nizar las cuentas pendientes de manera eficiente. 5. Cuentas Corrientes Permite gestionar múltiples cuentas bancarias de manera sencilla. Facilita la emisión de cheques, depósitos, concilia- ciones bancarias, y clasificación de movi- mientos. Incluye impresión de cheques y reconciliación con estados bancarios. 6. Contabilidad General Diseñado para profesionales contables, gestiona registros por partida doble y genera reportes financieros como libros Diario y Mayor, balances financieros, y estados de resultados. Se puede integrar de forma progresiva con otros módulos del sistema. 7. Otros detalles Mónica 11 puede operar en red Win- dows, permitiendo a diferentes usuarios trabajar simultáneamente en tareas espe- cíficas. Es adaptable a las normativas lo- cales, incluyendo comprobantes fiscales, y cuenta con controles de seguridad que asignan permisos según roles específicos. Por ejemplo, a un nuevo colaborador se le puede asignar simplemente el acceso para el nivel más básico para hacer fac- turas, sin que pueda hacer cambios o eli- minar la misma y tampoco sin consultar costos. Ventajas del sistema: 39Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 • Actualización en tiempo real. • Seguridad personalizada. • Adaptabilidad a normativas locales. • Integración total de las operaciones en una única plataforma. • Reducción significativa de errores hu- manos. Objetivos del proyecto Objetivo general: Optimizar las operaciones de la empresa, mediante la implementación de un siste- ma de control empresarial que permita la sistematización, estandarización y di- gitalización de los procesos clave. Objetivos específicos: 1. Implementar herramientas tecnológi- cas para la documentación y el control de procesos. 2. Reducir los tiempos improductivos en la ejecución de tareas operativas en un 25%. 3. Garantizar la coherencia y estandari- zación de los procedimientos internos. 4. Capacitar al 100% del personal en el uso del nuevo sistema. Recursos necesarios Recursos económicos: • Licencia inicial (una sola vez): RD$6,500. • Personalización del sistema según los procesos de la empresa: RD$4,000. • Capacitación del personal (10 sesiones): RD$1,500. • Infraestructura tecnológica (servidores, computadoras): RD $5,000. • Mantenimiento y soporte técnico anual (a partir del segundo año): RD$1,500. • Total estimado del proyecto (primer año): RD$17,000. Nota: Este costo total estimado hace énfasis en el primer año debido a la fluctuación del dólar, ya que depende mucho de esta. Recursos tecnológicos: • Sistema Mónica 11 (licencias y módu- los específicos). La licencia puede ser contratada anualmente y agregar o eli- minar módulos, estos pueden ser ele- gidos según la necesidad de la empresa en su momento. • Servidores para el alojamiento del sis- tema. Dentro de las características que deben poseer estos servidores tenemos: ser compatibles con Windows Server 40 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora (con versiones actualizadas de 2016, 2019 ó 2022) y Linux, procesador multinúcleo, al menos 4 GB de RAM (recomendado 8 GB o más para mayor carga), almacenamiento de SSD sufi- ciente (mínimo 100 GB) y conexión a internet rápida si es remoto. • También debe soportar bases de como MySQL o MariaDB, un servidor web (Apache, Nginx o IIS) y PHP actua- lizado (7.4 o superior) con extensiones clave como PDO_MySQL y cURL. Es esencial implementar medidas de seguridad (firewall, backups y SSL), y por último considerar escalabilidad mediante servidores en la nube como AWS o Azure para futuras necesidades. • Computadoras actualizadas para ga- rantizar compatibilidad, ya sean portá- tiles o de escritorios. Recursos humanos: • Equipo directivo para liderar la imple- mentación. La alta dirección debe de- mostrar liderazgo y apoyo visible para motivar a todos los colaboradores de la empresa. Esto implica asignar los re- cursos necesarios y dar prioridad a la implementación, comunicar claramen- te los beneficios y la importancia del sistema para la mejora de las operacio- nes, y finalmente asegurar que los em- pleados reciban capacitación adecuada para utilizar la herramienta de forma efectiva y eficiente. • Personal de soporte técnico. Proporcio- nado por la empresa contratada para la instalación del sistema, este soporte podrá ser presencial o en línea, depen- diendo de los módulos que se contra- ten. • Todo el equipo de CARGLOSUP para la capacitación. Se debe contar con la disponibilidad de todo el personal para la capacitación sobre el manejo del sistema, ya que todos deben tener co- nocimientos mínimos del mismo para garantizar la optimización de las ope- raciones de la empresa. Metodología de implementación del proyecto La implementación del sistema se propo- ne llevar a cabo en cinco fases clave, cada una diseñada para garantizar una transi- ción efectiva: 1. Diagnóstico inicial: • Realización de un mapeo detallado de los procesos actuales en las áreas de operación, inventarios y contabilidad. • Identificación de los módulos de Móni- ca 11 más adecuados para la empresa. 2. Adquisición y personalización: • Compra de la licencia de Mónica 11. • Configuración inicial y personalización del sistema según los flujos de trabajo de CARGLOSUP. 41Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 3. Capacitación del personal: • Ejecución de 10 sesiones de entrena- miento práctico para los empleados. • Distribución de manuales y videos tu- toriales. 4. Prueba piloto: • Implementación del sistema en un área específica, como inventarios. • Recopilación de datos y retroalimenta- ción para realizar ajustes. 5. Implementación total: • Despliegue del sistema en todas las áreas de la empresa. • Monitoreo continuo y resolución de problemas iniciales con soporte técni- co. Discusión de los resultados La investigación sobre la implementación de un sistema de control empresarial re- fleja la tendencia de muchas empresas que enfrentan desafíos en la digitaliza- ción de procesos y la gestión eficiente de inventarios. Los resultados muestran que la dependencia de métodos manua- les, como el uso de cuadernos y hojas de cálculo, genera altos niveles de error, baja eficiencia operativa y riesgos financieros debido a la pérdida de ventas y productos caducados. Se identificó una falta de procesos claros y herramientas tecnológicas adecuadas, lo que dificulta el acceso a información clave y aumenta la probabilidad de erro- res. Desde el marco teórico, se respalda la implementación de un sistema ERP, ya que este permite la interconexión de todas las áreas para mejorar la eficiencia global. La estandarización de procesos es fundamental para garantizar operaciones consistentes y de calidad, permitiendo que la empresa cumpla con los tiempos de respuesta esperados por los clientes. Según el estudio de Muñoz (2024), pu- blicado en la Revista de Ingeniería, Cien- cias y Tecnología, la adopción de un ERP impacta positivamente en la rentabilidad y competitividad de las empresas al re- ducir los tiempos de gestión y mejorar la toma de decisiones estratégicas. Mejorar los procesos internos median- te herramientas tecnológicas es esencial para incrementar la competitividad. Uno de los hallazgos más relevantes es la difi- cultad de acceso a información crítica, lo que resalta la importancia de un sistema que centralice datos y los haga accesibles en tiempo real. Igualmente, la falta de retroalimenta- ción sobre el desempeño impacta nega- tivamente la motivación del personal. Implementar un sistema con indicado- res de desempeño (KPIs) facilitaría la alineación de los empleados con los ob- jetivos organizacionales, optimizando la productividad. La disposición del equipo hacia estos cambios es un factor clave 42 Sistema de control como herramienta innovadora para eficientizar las operaciones de una empresa distribuidora para el éxito de la implementación del ERP. En conclusión, la investigación valida la necesidad de un sistema ERP y establece una hoja de ruta clara para su implemen- tación. Su adopción permitirá mejorar la eficiencia, reducir errores y fortalecer la posición de la empresa en su sector. No obstante, será clave abordar desafíos como la resistencia al cambio y la capa- citación del personal para garantizar el éxito del proyecto. CONCLUSIONES La investigación sobre la implementa- ción de un sistema de control en una em- presa distribuidora permitió identificar múltiples oportunidades de mejora en la gestión operativa. A partir del análisis de encuestas a los empleados y una entre- vista con la alta dirección, se evidenció que los procesos actuales dependen de métodos manuales, lo que genera errores, ineficiencias y dificultades en la trazabi- lidad de inventarios. Como solución, se recomienda la digitalización progresiva mediante la implementación de un sof- tware de inventario accesible y de bajo costo, como “Mónica 11”, optimizando la gestión de entradas, salidas y monito- reo de productos. Asimismo, se identificó la necesidad de herramientas tecnológicas especializadas para mejorar la accesibilidad y gestión de la información. Actualmente, la fal- ta de un sistema estructurado impide el control eficiente del stock y la detección temprana de errores. Un software ERP permitiría integrar las áreas de ventas, contabilidad, almacén y transporte, faci- litando una administración cohesionada y en tiempo real. La disposición positiva de la gerencia y el personal hacia la adop- ción de tecnología representa una ventaja para la implementación del sistema, por lo que se recomienda capacitar emplea- dos clave que lideren el proceso de trans- formación digital. Por último, la incorporación de indi- cadores clave de desempeño (KPIs) es fundamental para medir el impacto del nuevo sistema en la eficiencia operati- va. Entre los KPIs más relevantes des- tacan el tiempo de respuesta a pedidos, la satisfacción del cliente, la rentabilidad operativa, la tasa de errores en inventa- rios y la productividad del personal. La automatización de estos procesos permi- tirá obtener datos en tiempo real para la toma de decisiones estratégicas. En con- clusión, la digitalización de los procesos mediante la implementación de un ERP fortalecerá las operaciones de la empre- sa distribuidora, mejorará la calidad del servicio y aumentará su competitividad en el mercado. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Bernal Torres, Cesar Augusto y Sierra Arango, Hernán Dario.(2008) Pro- ceso administrativo para las organiza- 43Natalia Alt. Hernández De los Santos Negocios, Innovación y Emprendimiento, NIE, Año IV, No. 4, Enero-Diciembre, 2025 ciones del siglo XXI. Pearson Educa- ción, México. Bermúdez Irreño, C. A. (2021). RPA - Automatización Robótica de Pro- cesos: Una Revisión de la Literatu- ra. Revista Ingeniería, Matemáticas y Ciencias de la Información, 8(15), 111–122. https://doi.org/10.21017/ rimci.2021.v8.n15.a97 Chiavenato, I. (2007). Introducción a la teoría general de la administración (7ma. ed.). McGraw-Hill. Díaz Domínguez, L. F., & Navarro Huerga, M. A. (2014). Sistemas de Gestión Integrada para las Empresas (ERP). 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